Si no tienes tiempo para organizar todos tus emails por temas y carpetas o de mantener al día toda la información que te llega por los distintos medios electrónicos y físicos, y olvidas contestar o leer algún correo por haberlo dejado para más tarde, este consejo te puede ser útil.
Si lees el correo desde un dispositivo móvil (iphone, blackberry o similar) y también desde un ordenador te puede ser especialmente útil ya que muchas veces dejamos para después correos que leemos desde el móvil y son largos de contestar o tienen anexos que no podemos ver bien y luego se nos pasa revisarlos al quedar ya sobrepasados por otro montón de correos que nos han llegado más tarde.
El sistema consiste en tener sólo 3 carpetas en las que clasificas todo lo que te llegue que requiera alguna acción o lectura posterior y opcionalmente otra para archivar todo lo realizado. Lo meramente informativo o que puedes responder sobre la marcha directamente quedaría en la carpeta de entrada o eliminado. Los temas urgentes se pasarían a la carpeta DIA, los que pueden esperar dentro de la semana pasarían a la carpeta SEMANA y los que podemos dejar para cuando tengamos tiempo pasarían a AÑO.
El proceso sería:
1.- Crea en todos los sistemas de correo que uses (webmail, local, móvil, …) 3 carpetas con nombres DIA, SEMANA y AÑO. Y si quieres una de ARCHIVO.
2.- Cada vez que leas un email que requiera acción posterior pásalo a una de las tres carpetas, tanto si lees el correo en el móvil u ordenador. Si la acción has de hacerla hoy pasaría a la carpeta DIA, si puede ser a lo largo de la semana a la carpeta SEMANA y si no es urgente a AÑO.
3.- Fija una hora del día para revisar la carpeta DIA y contestar todo lo pendiente o hazlo cada vez que tengas un rato libre. Cada mensaje contestado se elimin
a de la carpeta DIA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final del día que no queda nada en la carpeta que no puede esperar al día siguiente.
4.- Fija un día de la semana para revisar todo lo pendiente en SEMANA o hazlo cuando tengamos un rato libre. Todo lo que se contesta se elimina de la carpeta SEMANA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final de la semana que no queda nada en la carpeta que no puede esperar a la semana siguiente.
5.- Cuando tengas un rato libre puedes revisar la carpeta AÑO para hacer lo que tienes allí pendiente y una vez hecho eliminarlo o pasarlo a ARCHIVO.
Al tener estas carpetas en todos nuestros dispositivos sincronizadas podremos contestar o ver los documentos desde dónde nos resulte más cómodo sin riesgo a dejar cosas sin hacer por olvido.
El mismo procedimiento puede ser de aplicación para las páginas web u otros documentos electrónicos que podemos clasificar en carpetas en el escritorio del pc o incluso sincronizadas en dropbox o similar. También puedes usarlo para cartas o papeles con carpetas físicas.
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