Si no tienes tiempo para organizar todos tus emails por temas y carpetas o de mantener al día toda la información que te llega por los distintos medios electrónicos y físicos, y olvidas contestar o leer algún correo por haberlo dejado para más tarde, este consejo te puede ser útil.
Si lees el correo desde un dispositivo móvil (iphone, blackberry o similar) y también desde un ordenador te puede ser especialmente útil ya que muchas veces dejamos para después correos que leemos desde el móvil y son largos de contestar o tienen anexos que no podemos ver bien y luego se nos pasa revisarlos al quedar ya sobrepasados por otro montón de correos que nos han llegado más tarde.
El sistema consiste en tener sólo 3 carpetas en las que clasificas todo lo que te llegue que requiera alguna acción o lectura posterior y opcionalmente otra para archivar todo lo realizado. Lo meramente informativo o que puedes responder sobre la marcha directamente quedaría en la carpeta de entrada o eliminado. Los temas urgentes se pasarían a la carpeta DIA, los que pueden esperar dentro de la semana pasarían a la carpeta SEMANA y los que podemos dejar para cuando tengamos tiempo pasarían a AÑO.
El proceso sería:
1.- Crea en todos los sistemas de correo que uses (webmail, local, móvil, …) 3 carpetas con nombres DIA, SEMANA y AÑO. Y si quieres una de ARCHIVO.
2.- Cada vez que leas un email que requiera acción posterior pásalo a una de las tres carpetas, tanto si lees el correo en el móvil u ordenador. Si la acción has de hacerla hoy pasaría a la carpeta DIA, si puede ser a lo largo de la semana a la carpeta SEMANA y si no es urgente a AÑO.
3.- Fija una hora del día para revisar la carpeta DIA y contestar todo lo pendiente o hazlo cada vez que tengas un rato libre. Cada mensaje contestado se elimin
a de la carpeta DIA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final del día que no queda nada en la carpeta que no puede esperar al día siguiente.
4.- Fija un día de la semana para revisar todo lo pendiente en SEMANA o hazlo cuando tengamos un rato libre. Todo lo que se contesta se elimina de la carpeta SEMANA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final de la semana que no queda nada en la carpeta que no puede esperar a la semana siguiente.
5.- Cuando tengas un rato libre puedes revisar la carpeta AÑO para hacer lo que tienes allí pendiente y una vez hecho eliminarlo o pasarlo a ARCHIVO.
Al tener estas carpetas en todos nuestros dispositivos sincronizadas podremos contestar o ver los documentos desde dónde nos resulte más cómodo sin riesgo a dejar cosas sin hacer por olvido.
El mismo procedimiento puede ser de aplicación para las páginas web u otros documentos electrónicos que podemos clasificar en carpetas en el escritorio del pc o incluso sincronizadas en dropbox o similar. También puedes usarlo para cartas o papeles con carpetas físicas.
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[…] José Luis Montesino, de la página JLMontesino, explica que si una persona no tiene tiempo suficiente para organizar cada uno de sus mails por temas o carpetas con el fin de estar al día con la información que llega de diferentes procedencias, hay algunas recomendaciones para tener en cuenta. Los que leen sus correos desde un teléfono móvil o smartphone o también desde el PC, pueden realizar un proceso útil y fácil para tener los mails ordenados. En primer lugar, se crean carpetas con los nombres “Día”, “Semana” y “Año”. Cuando se recibe un correo y la contestación o acción debe ser hecha en breve, se colocará en la primera carpeta, la cuál será revisada en un horario estipulado. Lo mismo ocurrirá con las otras dos. […]